Comment bâtir un écosystème technologique qui soutiendra votre croissance

En tant que restaurateur, il est facile de se concentrer sur les défis immédiats. Lorsqu'on ouvre un nouvel établissement ou qu'on cherche à améliorer ses opérations, la technologie devient souvent une solution rapide.

Mais selon mon expérience, les restaurateurs qui connaissent le plus de succès ne choisissent pas une technologie uniquement pour répondre à leurs besoins d'aujourd'hui. Ils investissent dans des solutions qui soutiendront leur entreprise de demain.

C'est exactement ce qu'est une technologie évolutive. Une solution évolutive est une technologie qui accompagne votre vision à long terme, plutôt que de simplement répondre à vos besoins actuels.

Que vous exploitiez un café de quartier, planifiez l'ouverture de plusieurs établissements ou rêvez de développer une franchise, vos choix technologiques devraient toujours soutenir vos objectifs à long terme.

Commencez par définir votre vision à long terme

Avant même d'évaluer des logiciels, j'encourage toujours les restaurateurs à réfléchir à leurs objectifs d'affaires.

Posez-vous les questions suivantes :

• Est-ce que je souhaite demeurer un seul établissement ou développer mon concept en franchise?
• Est-ce que je prévois d'ajouter la livraison?
• Est-ce que je veux prendre des réservations?
• Est-ce que je vise principalement une clientèle locale ou un marché plus vaste?
• Est-ce que je pourrais éventuellement exploiter plusieurs établissements ou une cuisine centrale?

Les réponses à ces questions devraient guider chacune de vos décisions technologiques.

J'ai vu plusieurs restaurants investir dans des solutions parfaitement adaptées à leur première année d'exploitation, mais qui sont rapidement devenues des obstacles lorsque leur croissance s'est accélérée.

Votre écosystème technologique devrait évoluer avec votre entreprise, et non vous obliger à tout recommencer quelques années plus tard.

Les erreurs les plus fréquentes lors de la sélection d’une technologie

L'une des erreurs que j'observe le plus souvent est de choisir une solution uniquement en fonction du prix.

Le budget est évidemment important, mais la solution la moins chère peut devenir la plus coûteuse à long terme. Un système qui règle un problème immédiat n'est pas nécessairement capable de soutenir une augmentation du volume de transactions ou de répondre à de nouveaux besoins opérationnels.

Lorsque cela se produit, les restaurants doivent souvent :

• remplacer leurs systèmes existants;
• migrer leurs données historiques;
• former à nouveau leurs employés;
• reconstruire leurs intégrations, si elles existaient déjà;
• perturber leurs opérations quotidiennes.

Une autre erreur fréquente consiste à ne pas poser suffisamment de questions sur la capacité de la solution à évoluer.

Avant de signer un contrat, je recommande toujours de discuter des éléments suivants :

• la structure tarifaire à long terme;
• les possibilités d'expansion;
• les niveaux de soutien offerts;
• les coûts des fonctionnalités additionnelles;
• les options d'intégration;
• les fonctionnalités multi établissements.

Plus vous aborderez ces questions dès le départ, moins vous aurez de mauvaises surprises par la suite.

Pourquoi votre système de point de vente (POS) devrait être la base de votre écosystème technologique

Lorsque les restaurateurs me demandent par où commencer, ma réponse est presque toujours la même : commencez par votre système de point de vente (POS).

Votre POS est le cœur de vos opérations. Presque tous les autres outils que vous ajouterez viendront s'y connecter. C'est pourquoi il est essentiel de choisir un système capable d'évoluer avec votre entreprise.

Un bon système de POS ne devrait pas seulement traiter les transactions. Il devrait également vous fournir des données précieuses sur votre entreprise, telles que la performance des différents plats au menu ou les périodes d’achalandage pour optimiser votre coût de main d'œuvre, en plus de servir de fondation à toutes vos futures intégrations.

Regardez au-delà des fonctionnalités de base

Beaucoup de restaurateurs comparent les systèmes POS uniquement selon leurs fonctionnalités et leur prix. Bien que ces éléments soient importants, je crois que la véritable question est la suivante : ce système pourra-t-il encore répondre à mes besoins dans cinq ans?

J'ai vu plusieurs restaurants dépasser les capacités d'un système qui semblait pourtant idéal au départ, simplement parce qu'il manquait de flexibilité, de profondeur dans les rapports ou de possibilités d'intégration lorsque leurs opérations sont devenues plus complexes.

Recherchez notamment :

• des rapports et tableaux de bord complets qui vont au-delà des ventes quotidiennes;
• une plateforme capable de gérer un volume croissant sans ralentir vos opérations;
• une visibilité centralisée sur vos données afin d'éviter les silos d'information;
• une gestion flexible des menus et des prix, sans devoir multiplier les manipulations manuelles;
• des fonctionnalités adaptées aux entreprises multi établissements (si cela fait partie de vos objectifs);
• des intégrations simples avec vos outils de gestion des stocks, de planification des horaires, de comptabilité et de fidélisation.

L'objectif est de bâtir un véritable écosystème technologique connecté, plutôt qu'un ensemble d'outils qui fonctionnent chacun de leur côté.

Les intégrations sont plus importantes que jamais

S'il y a une chose que j'ai vu évoluer au fil des années, c'est l'importance des intégrations.

Aucune plateforme ne peut exceller dans absolument tout. C'est pourquoi les meilleures technologies pour soutenir la croissance d'un restaurant sont celles qui communiquent facilement entre elles.

Votre technologie devrait pouvoir s'intégrer facilement avec :

• votre système de gestion des stocks;
• votre plateforme de gestion des employés et des horaires;
• vos outils de commande en ligne;
• votre programme de fidélisation;
• votre logiciel de comptabilité;
• vos partenaires de livraison;
• vos plateformes marketing.

Lorsque tous vos systèmes communiquent entre eux, vous passez beaucoup moins de temps à saisir des données manuellement… et plus de temps à offrir un service impeccable à vos clients tout en faisant croître votre entreprise.

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Comment savoir si une plateforme peut soutenir plusieurs établissements

L'expansion d'une entreprise apporte son lot de nouveaux défis opérationnels.

L'un des premiers éléments que j'évalue est la capacité d'une plateforme à gérer plusieurs établissements à partir d'un seul tableau de bord. Si vous devez constamment changer de connexion, exporter des feuilles de calcul ou gérer plusieurs systèmes distincts, c'est un signal d'alarme.

Lorsque vous comparez des plateformes, demandez-vous si elles permettent de :

• comparer les performances entre plusieurs établissements;
• partager les données clients d'un établissement à l'autre;
• gérer un programme de fidélisation unique;
• dupliquer facilement les menus et les prix;
• centraliser la gestion des stocks;
• consolider les rapports de l'ensemble de l'entreprise;
• Assurer la standardisation de vos établissements.

L'ouverture de plusieurs établissements augmente rapidement la complexité des opérations. Votre technologie devrait simplifier cette croissance, et non la compliquer.

Les signes que votre technologie ne répond plus à vos besoins

Parfois, le meilleur indicateur est tout simplement… votre niveau de frustration.

Si chaque amélioration devient un défi parce que vos systèmes ne sont plus capables de suivre, il est fort probable que votre technologie freine autant votre équipe que votre entreprise.

Voici quelques signes qui devraient vous alerter :

• trop de tâches manuelles;
• saisie des mêmes données à plusieurs endroits;
• rapports limités;
• peu ou pas d'intégrations;
• difficulté à gérer plusieurs établissements;
• multiplication des solutions temporaires (« workarounds »).

Un exemple que je rencontre souvent concerne les plateformes de commande en ligne qui obligent encore les employés à saisir manuellement chaque commande dans le système de point de vente (POS). Lorsque le volume est faible, cela peut fonctionner. Mais dès que les ventes augmentent, ce processus devient rapidement inefficace et augmente les risques d’erreurs.

Une question que je recommande toujours de vous poser est la suivante :

« Si mon volume de ventes doublait demain matin, est-ce que ce système fonctionnerait encore? »

Si la réponse est non, il est probablement temps de réévaluer votre écosystème technologique.

Trouver l'équilibre entre coût et évolutivité

Plusieurs restaurateurs indépendants craignent qu'investir dans une technologie évolutive signifie dépenser trop dès le départ. Personnellement, je ne crois pas que ce soit le cas.

Vous n'avez pas besoin de tout acheter dès le premier jour.

L'objectif est plutôt de bâtir une base solide et d'ajouter les bons outils au bon moment.

Par exemple :

Étape 1 : Choisissez un système de point de vente (POS) performant.

Étape 2 : Implantez un logiciel de gestion des coûts alimentaires lorsque votre volume d'achats augmente.

Étape 3 : Ajoutez une plateforme de gestion employés lorsque votre équipe grandit.

Étape 4 : Intégrez un agent téléphonique alimenté par l'intelligence artificielle lorsque le volume d'appels devient difficile à gérer.

Étape 5 : Développez vos capacités d'analyse et de rapports à mesure que vos opérations deviennent plus complexes.

L'important est de choisir des solutions qui évolueront avec votre entreprise plutôt que de devoir tout remplacer quelques années plus tard.

Ne sous-estimez pas l'importance du soutien et de la formation

C'est probablement l'aspect que les restaurateurs sous-estiment le plus.

Le meilleur logiciel au monde ne produira jamais de résultats si votre équipe ne sait pas l'utiliser efficacement.

Lorsque vous évaluez un fournisseur, je vous recommande toujours de poser les questions suivantes :

Quelle formation est incluse?

Comprenez précisément ce qui est offert pendant l'implantation et après.

Quels sont les modes de soutien disponibles?

Téléphone, clavardage, courriel… ou les trois? 24/7? Support local?

Y a-t-il des frais supplémentaires pour le soutien?

Certains fournisseurs facturent la formation avancée, les séances d'accompagnement ou certaines demandes de soutien.

Quelles ressources de formation sont disponibles?

Consultez leur centre d'apprentissage, leur documentation et leurs outils de formation avant de prendre une décision.

Existe-t-il un plan d'implantation détaillé?

Un bon fournisseur devrait être en mesure de présenter clairement les étapes, les responsabilités, les échéanciers, les coûts et les attentes.

À mesure que votre entreprise grandit, un soutien fiable devient encore plus essentiel. Il n'y a rien de plus frustrant que d'attendre des heures pour obtenir de l'aide lorsqu'un système essentiel est en panne et que plusieurs établissements en dépendent.

L'automatisation: un levier de croissance

L'automatisation joue un rôle de plus en plus important pour aider les restaurants à croître efficacement.

Votre temps devrait être consacré à :

• développer votre stratégie;
• améliorer l'expérience client;
• faire grandir vos équipes;
• optimiser vos opérations;
• identifier de nouvelles occasions de croissance.

Vous ne devriez pas passer vos journées à effectuer des tâches répétitives que la technologie peut accomplir à votre place.

Les meilleurs outils d'automatisation éliminent les tâches à faible valeur ajoutée afin que vous puissiez consacrer votre énergie aux décisions qui auront le plus d'impact.

L'avenir de la technologie en restauration

Je crois que tout le monde s'entend aujourd'hui sur un point: les écosystèmes technologiques connectés et les décisions fondées sur les données sont devenus essentiels.

Les fournisseurs comprennent de plus en plus l'importance des intégrations, ce qui facilite la mise en place de solutions capables de communiquer entre elles dès le départ.

Parallèlement, l'accès à des données claires n'a jamais été aussi précieux.

Avec des marges toujours plus serrées, les restaurateurs doivent comprendre rapidement :

• la performance de leur main-d'œuvre;
• leurs coûts alimentaires;
• les comportements de leur clientèle;
• les tendances de leurs ventes;
• les facteurs qui influencent leur rentabilité.

Les restaurants qui réussiront seront ceux qui sauront transformer rapidement ces données en actions concrètes.

En conclusion : choisissez une technologie qui grandira avec votre restaurant

Lorsqu'on me demande comment choisir une technologie capable d'accompagner la croissance d'un restaurant, ma réponse est toujours la même :

Pensez à votre entreprise de demain, pas seulement à celle d'aujourd'hui.

Commencez par définir une vision claire de votre croissance. Investissez ensuite dans des solutions qui soutiendront cette vision. Privilégiez les intégrations, les rapports de qualité, une infrastructure évolutive et un fournisseur capable de vous accompagner à long terme.

Vous n'avez pas besoin de tous les outils immédiatement. En revanche, vous avez besoin d'une fondation solide qui soutiendra votre croissance.

Les meilleures technologies évolutives ne servent pas uniquement à résoudre les défis d'aujourd'hui. Elles vous offrent la flexibilité, l'efficacité et la visibilité nécessaires pour saisir les occasions de demain.

Prêt à bâtir un écosystème technologique évolutif?

Les bonnes décisions technologiques peuvent grandement faciliter la croissance de votre restaurant. Encore faut-il savoir par où commencer.

Le Tech Starter Kit de Back of House vous aide à évaluer les systèmes, les intégrations et les outils opérationnels dont vous avez besoin pour bâtir une fondation technologique solide et soutenir votre croissance à long terme.

Découvrez le Tech Starter Kit et apprenez comment construire un écosystème technologique plus intelligent pour votre restaurant.